Die 1929 gegründete Colas-Gruppe ist weltweit führend im Bau, der Instandhaltung und der Wartung von Verkehrsinfrastruktur.
Colas ist mittlerweile in rund fünfzig Ländern vertreten und führt durchschnittlich 85.000 Projekte pro Jahr durch.
Anthony Udin, Direktor für Treasury und Unternehmensfinanzierung bei Colas SA, spricht über die Wahl der Lösungen NEOFI und Sis ID sowie über die Synergie zwischen den beiden Lösungen im Kampf gegen Betrug.
Eine der Hauptaufgaben eines Treasury- und Finanzdirektors ist die Sicherstellung der Liquidität des Unternehmens:
- Kurzfristig, um in der Lage zu sein, Lieferanten, Mitarbeiter oder andere Organisationen pünktlich zu bezahlen.
Mittel- und langfristig ist es wichtig, Veränderungen im Liquiditätsbedarf vorhersehen zu können. Dies beinhaltet die Einrichtung gesicherter Finanzierungslinien, die es dem Unternehmen ermöglichen, Akquisitionen zu finanzieren, einen Rückgang des Betriebskapitalbedarfs abzufedern oder Krisen wie eine globale Pandemie zu bewältigen.
Der Finanzdirektor ist auch für das ordnungsgemäße Cashflow-Management verantwortlich. Er muss die notwendigen Instrumente für ein effektives Management dieser Geldflüsse implementieren, sowohl operativ als auch im Hinblick auf die Sicherheit. Das steigende Betrugsrisiko, die Digitalisierung von Prozessen und die unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen erfordern in diesen Angelegenheiten äußerste Vorsicht.
Wie bereits erwähnt, ist es unerlässlich, sich mit leistungsstarken und geeigneten Tools auszustatten, um den Sicherheitsherausforderungen der Digitalisierung von Finanzströmen zu begegnen. Heutzutage geht alles schneller und dringlicher vonstatten, weshalb eine Prozessoptimierung notwendig ist. Um Geschwindigkeit zu gewinnen, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen (im Gegenteil, sie soll sogar gestärkt werden), hat sich Colas für Partnerschaften mit Unternehmen wie NEOFI und Sis ID entschieden .
NEOFI ist ein langjähriger Dienstleister für die IT-Tochtergesellschaft von Colas und war stets für die Formatierung unserer Zahlungsdateien vor deren elektronischer Übermittlung an die Banken verantwortlich. Die Tools von NEOFI sind bei Colas nun vollständig automatisiert und nahtlos in unseren Beschaffungsprozess integriert – am Ende der Verbindung zwischen unserem ERP-System für die Buchhaltung und unserem Treasury-Management-System.
Bei Sis ID verhält es sich etwas anders. Colas wollte veraltete Zahlungsmethoden (insbesondere die Verwendung von Schuldscheinen) durch elektronische Banküberweisungen (SCT) ersetzen. Für den Start eines solchen Projekts war es jedoch notwendig, Zehntausende von Bankdaten zu sichern . Zu Beginn des Projekts kontaktierten wir Banken, die SEPAMail DIAMOND anboten. Dieses System erfüllte unsere Anforderungen jedoch nicht vollständig. Erstens bieten nicht alle Banken diesen Service an, und zweitens ist keine Bank bereit, im Betrugsfall die vertragliche Verantwortung für die von ihr bereitgestellten Informationen zu übernehmen. Daher suchten wir nach einer umfassenderen und robusteren Lösung und trugen zur Entwicklung von Sis ID bei, um diesem Bedarf gerecht zu werden. Colas ist kein typischer Kunde, da Sis ID nicht von sich aus auf Colas zugegangen ist; vielmehr hat Colas durch die Teilnahme am Pilotkomitee der Lösung Kontakt zu Sis ID aufgenommen.
Die Zusammenarbeit ergab sich ganz natürlich. Colas war zunächst an der Zusammenführung der Kundendaten bei Sis ID interessiert, da dies eine höhere Genauigkeit bei der Überprüfung von Bankdaten und eine zusätzliche Sicherheitsebene ermöglichte. Die von SMA BTP angebotene Versicherung war ebenfalls ein entscheidender Faktor: Sollte ein Score positiv ausfallen und sich der Fall als Betrug herausstellen, haben wir die Gewissheit, dass die Gelder für Colas nicht verloren gehen und wir versichert sind. Zu wissen, dass ein Versicherer bereit ist, die Lösung abzusichern, stärkt unser Vertrauen enorm.
In der Praxis wird Sis ID von Colas hauptsächlich zur Überprüfung sehr großer Dateien verwendet (das Tool wird selten für Ad-hoc-Abfragen eingesetzt). Die Überprüfungen werden auf mehreren Ebenen durchgeführt:
Erstens: Wir überprüfen regelmäßig unsere gesamte Lieferantendatenbank, um deren Aktualität sicherzustellen. Diese Datenbank wird automatisch von einer anderen Plattform (DOCAPOSTE) aktualisiert, auf der sich unsere Lieferanten direkt registrieren müssen. Kein Mitarbeiter von Colas ist berechtigt, IBANs in unseren Systemen einzugeben oder zu ändern.
- Anschließend haben wir unseren Zahlungsvalidierungs-Workflow in unserem Buchhaltungs-ERP-System gesichert, wiederum ohne die Möglichkeit, die Zahlungsbankdaten zu ändern.
Anschließend fordern wir systematisch ein letztes Mal die Sis-ID an, bevor wir eine Datei an unser TMS senden. Zahlungen mit einem orangefarbenen oder roten Score werden abgelehnt und nicht an unser TMS übermittelt.
Schließlich durchläuft die Zahlungsdatei unser TMS automatisch und ohne jegliche Änderung; erst von unserem TMS wird die Zahlungsdatei direkt an unsere Banken übermittelt.
Da NEOFI für die Formatierung unserer Zahlungsdateien zuständig war, lag es nahe, ihnen auch die abschließende Sis-ID-Abfrage anzuvertrauen. NEOFI ist ein agiles und flexibles Unternehmen, das sich auch an sehr spezifische Bedürfnisse anpassen kann. Dieser Faktor war entscheidend für den Erfolg der Zusammenarbeit.
Der nächste Schritt konzentriert sich auf die internationale Expansion. Unsere strengen Anforderungen an die Zahlungskontrolle haben uns bisher auf den französischen Markt beschränkt. Da Sis ID derzeit international eine Zahlungshistorie aufbaut, werden bei Beibehaltung dieser Anforderung (Ablehnung aller Zahlungen mit einem orangenen Score) viele Zahlungen von der Bank nicht verarbeitet werden; dies müssen wir berücksichtigen. und dem raschen Ausbau der internationalen Zahlungshistoriendatenbank unterstützen werden
