Compta Bretagne Services ist ein französisches Unternehmen, das mehrere ACCOR-Hotels (Ibis, Mercure, MGallery) betreibt – 30 in Frankreich und 5 in der Schweiz.
Stéphanie Chevallier, die Verwaltungs- und Finanzdirektorin , erklärt, warum und wie die Wahl von NEOFI die Arbeit ihres Treasury-Teams erleichtert.
Bis 2019 übernahm Accor Hotels SA die Buchhaltung für die fünf Schweizer Hotels, bevor CBS29 beschloss, diese intern zu führen. Seitdem ruft CBS29 die Kontoauszüge täglich über Kyriba ab.
Da diese Rohdaten jedoch unbrauchbar waren, wurden sie zunächst in Excel importiert, von unserem Team manuell verarbeitet und anschließend in das SAGE 1000 ERP-System integriert – ein sehr zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Diese tägliche Nachbearbeitung der Dateien wurde schnell mühsam, und es wurde bald notwendig, eine Automatisierung in Betracht zu ziehen, um die Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben freizustellen. Daher suchten wir nach einer Lösung, die Kontoauszüge von Kyriba SAGE ERP-System laden konnte .
Bei unserer Online-Suche nach Lösungen für die Transformation des Bankwesens stießen wir auf NEOFI. Nach Kontaktaufnahme mit dem Vertriebsteam von NEOFI und einer Demonstration ihrer Lösung waren wir vollends überzeugt . Ausschlaggebend für unsere Entscheidung waren die Leistungsfähigkeit der Regel-Engine und die sehr kurze Implementierungszeit.
NEOFI hat einen Prozess implementiert, der die von Kyriba im Excel-Format gesendeten Kontoauszüge per E-Mail empfängt (das Format spielt jedoch keine Rolle, ein MT940 hätte genauso gut funktioniert), liest dann jedes Datum aus dem Kontoauszug, bevor die entsprechenden Buchungssätze generiert werden (1 Bewegungszeile generiert 3 Einträge).
Die Schwierigkeit besteht darin, die Daten zu den von Kreditkarten erhobenen Gebühren zu lesen: Diese Gebühren sind in den zusätzlichen Feldern des Kontoauszugs aufgeführt und werden je nach verwendeter Karte und je nach Kontoauszug in unterschiedlichen Formen angezeigt.
Dank seiner verschiedenen verschachtelten Funktionen kann NEOFI nach einer bestimmten Zeichenkette suchen und die darauf folgenden numerischen Werte erfassen und anschließend die Übereinstimmung dieser numerischen Daten mit dem abgebuchten Gesamtbetrag überprüfen.
Die Generierung der drei zugehörigen Buchungssätze ist dann eine einfache Formalität, da sie mit zuvor eingegebenen Referenzdaten verknüpft ist.
Es dauerte einige Wochen, die Anpassungen vorzunehmen und eine Datei zu erhalten, die all unseren Erwartungen entsprach. Um die korrekte Zuordnung der Einträge zu den richtigen Konten zu gewährleisten, ist es entscheidend, die Abgleichkriterien zwischen Quelldatei und Anforderungen im Vorfeld klar zu definieren. Erschwerend kommt hinzu, dass sich das Bankformat für Zusatzfelder häufig von Bank zu Bank unterscheidet und die Datenabfrage nicht standardisiert ist, da Banken regelmäßig neue Interbankencodes erstellen.
Die Implementierung erfolgte innerhalb weniger Wochen. Die Reaktionsfähigkeit und Effizienz bestärkten unser Vertrauen in die Fortsetzung unserer Zusammenarbeit: Alle Prozesse sind nun vollständig automatisiert, wodurch wir täglich 3 Stunden einsparen .
Um die Produktivität weiter zu steigern, möchten wir das Tool so aktualisieren, dass es sich an Formatänderungen der Bank anpasst. Wir wissen, dass wir bei diesem Projekt auf die Unterstützung des NEOFI-Teams zählen können.
