„ RPA ist eine grundlegende Bewegung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre digitale Transformation durch kurze Projekte mit schnellem ROI voranzutreiben.“ Zu dieser Einschätzung sind sich IT-Spezialisten (Gartner, Forrester und HfS) sowie große Beratungsunternehmen (Capgemini, Deloitte, EY, McKinsey) einig.
Ziel der RPA (Robotic Process Automation) ist es, den Zeitaufwand für monotone Aufgaben (wie das erneute Eingeben, Kopieren und Einfügen von Daten oder das Vergleichen und Überprüfen von Informationen zwischen zwei Anwendungen) zu reduzieren, indem diese Aufgaben automatisiert an Roboter delegiert werden. Im Durchschnitt
15 bis 30 % ihrer Zeit und können sich so auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren – sowohl für das Unternehmen als auch für ihre persönliche Weiterentwicklung.
In diesem Fall fungiert der Roboter als Benutzerassistent und berücksichtigt dabei die Geschäftslogik.
Er führt Aufgaben im Auftrag des Benutzers aus (z. B. den Inhalt eines Anwendungsfensters lesen, Felder mit relevanten Daten identifizieren, diese in ein anderes Fenster kopieren, eine Transaktion initiieren) und unterbricht anschließend seinen Prozess, um den Benutzer zur Entscheidungsfindung aufzufordern. Sobald der Benutzer eine Option ausgewählt hat, wird der automatisierte Prozess fortgesetzt.
Ein RDA-Projekt lässt sich sehr schnell implementieren, da die Automatisierung auf Arbeitsplatzebene und nicht auf Anwendungsdatenebene erfolgt. Die Amortisationszeit ist relativ kurz (nur wenige Monate für eine Lösung, die den Benutzern einen Nutzen von ca. 20 % bietet) und die Investition zahlt sich langfristig aus.
In diesem Fall greift der Roboter direkt auf Serverebene ein, ohne menschliches Eingreifen. Er führt alle Aufgaben automatisch aus (Dateien extrahieren, Daten prüfen, neue Daten erstellen, Daten gemäß den Anforderungen der jeweiligen Anwendung im Informationssystem konvertieren usw.).
Wichtig ist, dass diese Aufgaben von einem weiteren Roboter überwacht werden, um ihre korrekte Ausführung sicherzustellen und den Benutzer im Problemfall zu benachrichtigen. Der Benutzer kann dann die Ursache ermitteln und den Prozess nach Behebung des Problems neu starten.
RPA-Projekte dauern länger als RDA-Projekte, da sie mit Anwendungsdaten arbeiten, was Vorbereitung, Programmierung und umfangreiche Tests vor der Bereitstellung erfordert.
