Sodexo wurde 1966 gegründet und ist weltweit führend im Bereich Lebensqualitätsdienstleistungen. Das Unternehmen ist in 64 Ländern vertreten und war ursprünglich einer der größten Anbieter von Catering-Dienstleistungen weltweit. Mittlerweile umfasst das Geschäftsfeld weitere Services wie Empfang und Reinigung, Wartung und technischen Support, häusliche Pflege usw.
Sodexo ist mit 1,3 Millionen Händlern verbunden und bedient täglich rund einhundert Millionen Konsumenten weltweit.
In der internen Kontrollabteilung der IT-Sparte von Sodexo Frankreich sind verschiedene Kontrollprozesse implementiert, deren ordnungsgemäße Durchführung auf einem SharePoint-Server dokumentiert wird. Alle Aufgaben und Prozesse im Zusammenhang mit der Einreichung und Validierung der internen Kontrollnachweise wurden manuell abgewickelt, was zeitaufwändig und fehleranfällig war.
Für die interne Kontrollabteilung der IT-Abteilung von Sodexo France war es daher notwendig, diese wiederkehrenden Prozesse zu automatisieren , um Mitarbeiter für Geschäftsaufgaben einsetzen zu können, die wertvolleres Fachwissen erfordern.
Ein weiteres Ziel war es, das Fehlerrisiko bei der manuellen Bearbeitung von Beweismitteln zu verringern und gleichzeitig den Teams die Möglichkeit zu geben, manuell in automatisierte Prozesse einzugreifen.
Schließlich musste die Lösung an die bereits für diesen Prozess vorhandenen Anwendungen angepasst werden (Nutzung von SharePoint zur Speicherung von Beweismitteln und Mantis zur Erfassung bestimmter Beweismittel).
integrierten ETL-Prozesses ließ sich NEOFI nahtlos in die Anwendungsumgebung von Sodexo integrieren und ermöglichte so die einfache Kommunikation mit der bestehenden Datenbank. Die Möglichkeit, schnell Konnektoren für SharePoint- und Mantis-Anwendungen zu entwickeln, sowie die Nachverfolgbarkeit aller Aktionen des automatisierten Systems über die benutzerfreundliche Monitoring-Plattform waren zwei entscheidende Stärken, die von der IT-Abteilung besonders geschätzt wurden.
Um die Kriterien von Sodexo zu erfüllen, implementierte NEOFI ein automatisiertes RDA- ( Was ist RDA? ), das in der Lage ist, von den Antragstellern eingereichte Nachweise zu sammeln, zu veröffentlichen und darauf zu verweisen sowie die Tracking-Tabelle automatisch zu aktualisieren. Anschließend wurde ein Dashboard , das die vollständige Nachverfolgbarkeit der vom automatisierten System durchgeführten Aktionen ermöglicht.
Das automatisierte System führt täglich die Beweismittelabfrage über die in der Repository-Datei konfigurierten Kanäle (gemeinsames Verzeichnis, E-Mail oder das Mantis-Ticketsystem) durch. Die Veröffentlichung in der SharePoint-Beweismittelbibliothek erfolgt automatisch, und das System aktualisiert anschließend den Status im Tracking-Dashboard, sodass Benutzer den Veröffentlichungsstatus auf einen Blick einsehen können. Um die täglichen Aufgaben der Prüfer weiter zu optimieren, wurde zudem eine E-Mail-Benachrichtigungsfunktion für Einreicher und Prüfer hinzugefügt.
Ursprünglich für die Gestaltung von bis zu 50 Proofs konzipiert, entwickelte sich das Projekt zu einer konfigurierbaren und unbegrenzten Lösung, die dem französischen IT-Team von Sodexo volle Autonomie für zukünftige Entwicklungen im Bereich der Qualitätssicherung einräumt. Das Projekt ging weit über die ursprüngliche Spezifikationsphase hinaus, da die NEOFI-Software Möglichkeiten aufzeigte, die vor der Implementierung nicht absehbar waren.
Die Steuerung des automatisierten Systems über eine einfache Parametertabelle ermöglicht es den IT-Teams von Sodexo in Frankreich, die Entwicklung der künftig bereitzustellenden Nachweise völlig autonom zu gestalten, ohne dass dafür spezielle technische Kenntnisse erforderlich sind.
